Gestión Documental

Gestión Documental


​Tradicionalmente, las intranets se han construido en torno a la gestión documental. Pero aunque se da por descontado, no todo el mundo puede permitirse una larga consultoría que les permita poner al alcance de sus empleados los documentos de la empresa. ​​​​​Para esto nace NPS Doc Management Plan.
 


Tradicionalmente, las intranets se han construido en torno a la gestión documental. Pero aunque se da por descontado, no todo el mundo puede permitirse una larga consultoría que les permita poner al alcance de sus empleados los documentos de la empresa. Para esto nace NPS Doc Management Plan.

 

La gestión documental es quizá, el pilar básico de toda Intranet digna de tal nombre. La capacidad de disponer de forma accesible, ordenada y protegida el corpus de documentación que contiene buena parte del conocimiento corporativo es imprescindible en toda organización que se precie. En NetPoint Solutions siempre nos hemos tomado muy en serio la Gestión documental y la hemos convertido en una de nuestras especialidades. Así, hemos creado numerosas aplicaciones “documentocéntricas” en el marco de nuestros proyectos, tanto por sí mismas como parte de otras implementaciones (gestión de proyectos, colaboración corporativa…).
Sin embargo, aún es fácil encontrarnos ante empresas en las que no existe una auténtica gestión documental. Las razones son muchas: “es un asunto complicado”, “no sabemos cómo empezar”, “no tenemos tiempo para hacer una consultoría”, “seguro que vamos a necesitar una herramienta carísima”…   Lo cierto es que una Consultoría orientada a establecer una Gestión Documental corporativa es un asunto delicado (hemos intentado explicar el proceso en nuestro blog), a los que muchos no pueden acceder…  Así que, armados con la experiencia de numerosos proyectos, hemos creado NPS DOC MANAGEMENT PLAN, que aspira a convertirse en punto de partida para la construcción de una gestión documental… Y no de una cualquiera: de su propia y específica Gestión Documental.

 

 

La Solución

Nuestra aproximación ha sido la construcción de una ubicación en la red interna corporativa (la Intranet) dedicada a la Gestión documental. De hecho, hemos imaginado esta ubicación como el punto de entrada a la Intranet y la hemos convertido en su núcleo. Por eso, la hemos organizado en grandes “canales”, asociados a los procesos y actividades  presentes en la mayoría de empresas:
Dirección – Operaciones – Logística – Tecnología – Proyectos – Productos / Servicios – Comercial – Marketing – Recursos Humanos – Finanza – Calidad – Formación – Administración.

 

Cada Canal dispone de su propio espacio reservado, en la que “ocurre” la gestión documental. El sistema permite, naturalmente, incluir bloques adicionales, eliminarlos, editar los existentes… Existe un canal “especial”, reservado a proporcionar una visión global de la corporación, que está basado en mecanismos de búqueda y que aglutina los documentos de toda la empresa, además de la administración de la herramienta, que dispone de su propio Canal.

Los Canales documentales

 

Cada Canal dispone de su propio espacio de almacenamiento (el volumen varía según la versión que se adquiera, ver más abajo), en el que se suben y categorizan los documentos. Este espacio está divido en cuatro secciones básicas, muy asociadas a los roles de los usuarios (que se entregan implementados en el modelo de gobierno):
Un espacio de consumo de la documentación, que actúa como página principal del Canal y que está orientado a los lectores. Este espacio de lectura incluye mecanismos de aglutinación de la información externa al Canal que el usuario actual puede visualizar, contextualizada para el Canal.
Un espacio para la subida y gestión de la documentación, dedicado a los colaboradores y aprobadores, el grupo de usuarios que se encarga del mantenimiento (“curators”) de la documentación a lo largo de su ciclo de vida, recogiéndola y subiéndola, editándola y manteniéndola actualizada.
Un espacio para los administradores, tanto tecnológicos como documentalistas. Entre ambos se encargan de enriquecer la gestión documental actuando sobre los tipos de contenidos. mediante metadatos o realizando mejoras en la taxonomía corporativa.
Finalmente, un espacio de buscador dedicado, especialmente preparado para facilitar el acceso a la documentación del Canal de modo específico y sencillo.

En última instancia, los Canales documentales actúan como “protoportales” departamentales, a cuyo alrededor es posible generar una Intranet  completa incorporando funcionalidades o pueden, al contrario, integrarse en un espacio pre-existente para dotarle de capacidad de gestión documenta l.

Los Canales se generan mediante un Plantilla personalizable. Hemos incorporado a la Solución nuestro exitoso gestor de flujos de trabajo NPS Engine, que se encarga de automatizar la creación de nuevos canales o de crear subcanales para aquellos casos en los que sea necesario desagregar la gestión documental a mayor nivel.

Flujos y metadatos

Los Canales son espacios separados, pero disponen de una serie de elementos transversales que dotan de coherencia a todo el conjunto y apuntalan la Gestión documental corporativa. Estos elementos son esencialmente los Tipos de Contenido (los metadatos), la Taxonomía (el contenido de los metadatos) y los flujos (que marcan el ciclo de vida del documento).

Para ello, hemos generado una serie de casi 60 Tipos de contenido genéricos y fácilmente adaptables a la realidad de su empresa (desde Nóminas hasta Propuestas, pasando por Cartas comerciales o Presupuestos). Estos tipos se han definido con un conjunto de metadatos (columnas), que también resultan muy fáciles de adaptar a la realidad de cualquier corporación. También se incluye una TaxonomÍa básica que servirá de punto de partida para la construcción de su propio lenguaje corporativo.

 

Finalmente, el sistema equipa dos flujos por defecto (que pueden activarse / desactivarse por Canal o repositorio):
Flujo de aprobación: un documento debe ser aprobado por un responsable antes de que hacerse público.
Flujo de expiración: cuando llega una fecha determinada, el documento se despublica a la espera de que un usuario responsable lo actualice o elimine.

Licenciamiento y personalización

Al contratar NPS DOC MANAGEMENT PLAN, recibe el acceso a la ubicación de Gestión (la home), con 16 Canales activos (14 Canales documentales + Canal Buscador + Canal Administración). Además, dispone de la plantilla de Canal Documental, con la que podrá generar Canales adicionales y SubCanales mediante el motor de flujos NPS Engine, que se incluye en el paquete, junto al formateador de contenidos NPS Styler. Los flujos también están activos, así como todos los metadatos y Tipos de contenido. El modelo de gobierno del gestor documental se entrega listo para incorporar usuarios.

 

NPS DOC MANAGEMENT PLAN  está disponible con dos formas básicas de licenciamiento:

Mediante licenciamiento en nube privada. Preparamos una ubicación reservada en la nube privada, que mantenemos y securizamos para su organización. Olvídese de problemas de conexión, actualizaciones de software o respaldo de datos. Contrate su nube privada y pague solo lo que necesite. Licenciamiento mensual sin límites de usuario. Note que existen diversos tipos de licenciamiento en función del volumen necesario para almacenar la documentación gestionada. Planes anuales.

Mediante adquisición “on premises”. Instalamos la solución en sus máquinas. Es necesario disponer de licencias standard de SharePoint Server 2013  o disponer de un SharePoint Foundation 2013 (gratuito). IMPORTANTE: Si no dispone de ellos no se preocupe: con la adquisición del software se incluye la instalación de SharePoint Foundation (Consulte condiciones). Licencias por servidor y dominio.

Sea cual sea el modo de licenciamiento que escoja, se incluye el “branding” de la herramienta (personalización del aspecto visual),  así como la configuración del entorno para que empiece a trabajar de inmediato. Adquiera a un precio inigualable otras herramientas o jornadas adicionales de personalización / evolución de la herramienta.