NPS Reserva de Salas

Reserva de Salas


​​Reserva de Salas constituye una de las soluciones de más éxito de uniway, con decenas de implantacio​nes en los últimos cinco años. Y en buena parte se debe a que nuestros clientes, cada vez que la instalamos y configuramos, nos descubren nuevas aplicaciones para ella… Y ahora, con Reserva Express!!
 


Reserva de Salas constituye una de las soluciones de más éxito de uniway, con decenas de implantaciones en los últimos cinco años. Y en buena parte se debe a que nuestros clientes, cada vez que la instalamos y configuramos, nos descubren nuevas aplicaciones para ella… Y ahora, con Reserva Express!!
Todas las corporaciones tienen un problema endémico con las salas de reuniones y su reserva, que en ocasiones se traduce en auténticas excursiones por las plantas en busca de un sitio libre… RESERVA DE SALAS nació para aliviar dicho problema, implementando un mecanismo muy ágil de reserva y consulta de salas libres en cada momento. Sin embargo, según se ha ido implementando, nuestros clientes han comenzado a encontrar numerosas aplicaciones paralelas que no se nos habían ocurrido. Nosotros hemos recogido esas nuevas funcionalidades y las hemos potenciado, incluyendo elementos y lógica adicionales en la Solución.
Así, cuando en el hospital Sant Joan de Deu de Barcelona se comenzó a usar RESERVA DE SALAS para reservar Aulas de Formación, se implementaron metadatos específicos para distinguir las diversas acciones formativas vinculadas a las salas. O cuando en ING Bank se usó para reservar pistas deportivas, se incluyeron restricciones temporales de tales reservas… Consultas médicas, plazas de garaje, almacenes… La solución evoluciona con cada instalación y cada cliente para convertirse en una potente herramienta multi-funcional al servicio de la corporación.

 

La aplicación

Básicamente, RESERVA DE SALAS es un Sistema que permite la genstión de salas y otro tipo de espacios en el ámbito corporativo, permitiendo discriminar entre edificios, ciudades o países, desde un entorno web. La solución está desarrollada sobre SharePoint con el que se integra de manera nativa. Su potente interfaz permite reservar varias salas simultáneamente y en múltiples ubicaciones (delegaciones provinciales, sedes corporativas o plantas de un mismo edificio), lo que resulta esencial para, por ejemplo, reuniones remotas por videoconferencia.

 

Reserva de salas

 

De igual modo, el Sistema puede realizar reservas de una serie de recursos asociados a las reuniones o la actividad que se realice en el espacio físico reservado: retroproyectores, multi-Conferencia, expositores o catering. Todo ello gracias al componente Reserva de recursos que está incluido en el paquete con el mismo licenciamiento. Naturalmente, también se incluyen reservas periódicas y recurrentes de varios tipos.
Una intuitiva interfaz faculta a los usuarios para que, a través de múltiples filtros, conozcan de forma inmediata la disponibilidad de salas específicas, su ubicación, su aforo, recursos, etc. y decidan su reserva para un día y hora determinada o en fechas periódicas. Además se dispone de una visualización de calendario de las salas, en la que se muestra un detalle global de las reservas.
Gestiona de forma fácil múltiples salas en múltiples ubicaciones. Permite reservas simultáneas para videoconferencia. Integración opcional con Exchange (consulta de disponibilidad)

Es posible obtener a través de un pop-up la información adicional que el administrador haya dispuesto sobre la sala, como por ejemplo una fotografía de la sala o un plano de su ubicación. Una vez aprobada la solicitud se enviará un correo de confirmación al solicitante y a los demás participantes, si así se establece en la configuración.

 

 

El Sistema RESERVA DE SALAS incluye un potente visualizador gráfico a través de calendarios, con múltiples filtros que es posible parametrizar en cada implementación: filtro por departamento, por capacidad, según los medios disponibles, etc. Se han definido diversos calendarios en los que podrá visualizar de forma sencilla la disponibilidad por salas y/o días. Además podrá disponer de calendarios globales por edificios, plantas, etc.
La solución es extremadamente flexible y permite establecer procedimientos de flujo de trabajo para su aprobación o denegación. El sistema se alimenta desde el directorio activo y admite filtrados y vistas del mismo, por lo que el cliente podrá realizar restricciones por roles: ciertos usuarios podrán realizar la reservas de ciertas salas y otros no. Gracias a RESERVA DE SALAS las corporaciones obtienen una clara reducción de costes al contar con una mayor eficiencia en la dedicación del personal administrativo necesario para la tramitación y gestión de salas y espacios de reunión.
RESERVA DE SALAS proporciona filtros de selección y representación visual de todas las salas existentes, informando de su disponibilidad y características, evitando duplicidades y facilitando la optimización del tiempo de los usuarios y del uso de los recursos. El usuario, a través de un formulario con múltiples filtros, puede seleccionar la sala o salas independientemente de su ubicación y de las fechas requeridas (permite recurrencia dentro de un periodo de tiempo) El usuario está informado de forma global y en tiempo real de las salas disponibles u ocupadas (en proceso de reserva o con dicha reserva confirmada), así como de las personas que ha realizado las solicitudes.
Incluye opcionalmente procedimientos de aprobación de cualquier solicitud se puede establecer mediante reglas (Workflows), que actúan de forma dinámica con cada petición, comunicándose finalmente a través de correo electrónico y mediante su integración con el calendario personal de Outlook. Una vez aprobada la solicitud se emitirá un correo al solicitante con la aceptación al tiempo que se actualizará el calendario de Outlook o Lotes Notes. El sistema se alimenta desde el directorio activo y admite filtrados y vistas del mismo, por lo que si la empresa lo decidiese oportuno se podrían realizar restricciones, por roles, para poder realizar la Reservas de Salas (de forma global o sala a sala).

La reserva express

A vecés menos es más y un interfaz con todas las opciones de filtrado no es lo adecuado. Debido a eso, nuestros expertos de usabilidad han pensado la Reserva Express. La reserva de salas express es el módulo más reciente incorporado a RESERVA DE SALAS y consiste en una nueva interfaz alternativa, que permite dar de alta reservas de salas de forma más rápida y ágil, aunque algo más limitada. Así, las reservas que se pueden hacer de forma express no permiten, por ejemplo, establecer periodicidades, y se limitan a establecer los momentos de inicio y fin de la reserva, además de la ubicación de la misma.
El módulo está compuesto de dos partes:

Datos de la reserva. Permite al usuario introducir los detalles simplificados de una reserva obligatoria. A diferencia del formulario completo, éste no incluye campos personalizados (si es necesario rellenarlos se debe dar de alta la Reserva desde el módulo estándar). El sistema comienza con el conjunto de datos mínimos, a los que se van añadiendo elementos adicionales si son necesarios, como los asistentes. De igual manera, es posible forzar un filtrado de salas si las que se ofrecen inicialmente no nos interesan.

 

Calendarios de disponibilidad. Muestran una serie de salas (el numero es configurable en el componente) sobre las que es posible realizar la reserva de forma inmediata. Se muestra el día de hoy a partir de la hora actual y una franja de tiempo determinada, con las reservas existentes marcadas. Tiene forma de rejilla y al pulsar sobre uno de los recuadros, se alimentan automáticamente en el formulario superior la sala y las horas de inicio y final. Las configuración de la rejilla, es decir, el número de recuadros por sala y número de minutos que representa cada recuadro, son configurables. De forma predeterminada, se muestran 12 recuadros de una hora de duración.

 

Componente de disponibilidad de asistentes

El sistema de disponibilidad de asistentes es un componente adicional que permite visualizar la disponibilidad de los usuarios a convocar para tener una visión de su agenda durante el tiempo de la reunión. Este componente requiere obligatoriamente disponer de Exchange Server como servidor de Correo electrónico, sea on-premises, sea en Office 365.

 

 

Servicio de Staging

A veces, es necesario mantener información de las reservas de salas que se realizan, sea para imputar dichas reservas a la unidad de negocio correspondiente, sea para realizar un análisis del uso de los recursos corporativos o cualquier otro fin similar. Lamentablemente, por motivos de rendimiento, Reserva de Salas realiza un borrado de reservas antiguas de forma periódica… ¿Perderemos esa información?
Por supuesto que no: conocedores de esta problemática, hemos implementado una característica que permite mantener una lista separada en la que se consolide la información pertinente a las reservas, a fin de facilitar la explotación posterior de dicha información Esta lista se alimenta mediante un job periódico de SharePoint, de ejecución diaria, que lee las reservas del día anterior y almacena dicha información en la lista de “Staging”. Este job incluye las iteraciones que hayan ocurrido de las reservas periódicas, con lo que la lista de staging refleja perfectamiente la actividad de la aplicación.

Los datos que se almacenarán en esta lista serán, entre otros:

  • Nombre del usuario que realiza la reserva
  • Motivo de la Reserva
  • Fecha de la Reserva
  • Nombre la Sala que se reserva

Estos datos pueden ampliarse mediante configuración a cualquier otro dato incluido en el Sistema de Reserva de Salas y que sea de interés para los responsables del cliente: tan solo es necesario incluir una columna con el mismo nombre en la lista de destino.

 

NPS Engine

RESERVA DE SALAS incluye una versión limitada y gratuita de ENGINE para los flujos de aprobación de las salas. Por defecto, se incluye un flujo de aprobación sencillo (un aprobador) para una Sala denominada “Salon de actos”.
Licenciamiento y personalización

RESERVA DE SALAS está disponible con dos formas básicas de licenciamiento:

Mediante licenciamiento en nube privada. Preparamos una ubicación reservada en la nube privada, que mantenemos y securizamos para su organización. Olvídese de problemas de conexión, actualizaciones de software o respaldo de datos. Contrate su nube privada y pague solo lo que necesite. Licenciamiento mensual sin límites de usuario. Planes anuales.

Mediante adquisición “on premises”. Instalamos la solución en sus máquinas. Es necesario disponer de licencias standard de SharePoint Server 2013  o disponer de un SharePoint Foundation 2013 (gratuito). IMPORTANTE: Si no dispone de ellos no se preocupe: con la adquisición del software se incluye la instalación de SharePoint Foundation (Consulte condiciones). Licencias por servidor y dominio.

Sea cual sea el modo de licenciamiento que escoja, se incluye el “branding” de la herramienta (personalización del aspecto visual),  así como la configuración del entorno para que empiece a trabajar de inmediato. Adquiera a un precio inigualable otras herramientas o jornadas adicionales de personalización / evolución de la herramienta.