Plan de Proyecto

Plan de Proyecto


​​La gestión de proyectos constituye una de las necesidades esenciales de toda empresa. Pero no todas pueden permitirse una compleja plataforma que les ayude en esta tarea. Y ahí interviene NPS Project Plan, la nueva herramienta que NetPoint Solutions pone a su alcance.
 


La gestión de proyectos constituye una de las necesidades esenciales de toda empresa. Pero no todas pueden permitirse una compleja plataforma que les ayude en esta tarea. Y ahí interviene NPS Project Plan, la nueva herramienta que NetPoint Solutions pone a su alcance.
NPS PROJECT PLAN nace de la necesidad de gestión de proyectos que tiene toda empresa, sin importar su tamaño o el volumen de su facturación. Sean de miles o de millones de euros, los proyectos son proyectos y hay que controlarlos en su gestación y desarrollo para poder racionalizar el uso de nuestros valiosos recursos y evitar desviaciones peligrosas… Las herramientas para ello, sin embargo, suelen ser caras y complejas. No muchos pueden permitírselas o, si pueden, apenas explotan una parte menor de su potencialidad, con lo que es difícil justificar una gran inversión.

Por eso, en NetPoint Solutions pensamos en crear una herramienta sencilla y asequible, que proporcione a sus usuarios los mecanismos para llevar adelante las actividades esenciales de la gestión de proyectos, sin exigir ni grandes conocimientos, ni grandes desembolsos: una gestión seria y eficiente de las actividades de la empresa y las de sus empleados. Para ello, incidimos en los dos apartados más críticos: la gestión documental y la gestión de tareas, las unimos en NPS PROJECT PLAN…. y las asociamos a la Intranet.

Un vistazo a herramienta

NPS PROJECT PLAN es un gestor de proyectos potente pero sencillo. Con él es posible generar tareas e hitos y asignarlas a recursos, vincular las tareas entre sí, definir objetivos, comentarios, vincular documentos a proyectos, exportar / importar desde Microsoft Project… Es decir, toda la operativa que espera de una gran gestión de proyectos. Le proporciona control y visibilidad de las tareas que componen los diversos proyectos en los que está embarcado en un momento dado, quién está haciendo qué, las fechas comprometidas y le asegura toda la documentación necesaria para sentirse al mando de sus proyectos… Justo lo que necesita, ni más ni menos…

 

Los controles están integrados en la familiar “Cinta” (Ribbon) habitual en las herramientas Office

 

El gestor de proyectos crea espacios específicos para cada Proyecto (workplaces). Todo lo que pasa en uno de esos workplaces queda asociado a un Proyecto: las Tareas, los Recursos, los Documentos…. El sistema permite agrupar los proyectos en una entidad superior (un Programa o workgroup). Según el número y complejidad de sus Proyectos, podrá disponer de uno o más de estos Programas. Es posible hacer un seguimiento común a todas las tareas de un Programa determinado y los recursos que utiliza. En general, una empresa con pocos proyectos usará tan solo un Programa.

Se utiliza la seguridad integrada de Windows, por lo que los usuarios de su intranet a los que de permisos, accederán a NPS PROJECT PLAN sin problemas y sin necesidad de dobles validaciones o engorrosos mecanismos de “single sign-on“. Cada usuario visualiza lo que tiene permiso para ver, incluyendo sus tareas asignadas. Solo los usuarios con rol de Jefe de Proyecto pueden gestionar Tareas, si bien es posible que todos los usuarios alimenten la gestión documental, si así se configura en el sistema. Los administradores de la herramienta generan la infraestructura necesaria mediante una serie de flujos de trabajo que automatizan completamente la generación de Programas y Proyectos.

Los Proyectos

La pieza clave en NPS PROJECT PLAN la constituyen, como es natural, los Proyectos. Un usuario con permisos solicita la creación de un proyecto y tras un flujo de aprobación se crea el espacio necesario (el sitio de proyecto o workspace). Este sitio nace con los componentes necesarios para la gestión del proyecto y su documentación. Se generan páginas y componentes que permiten mostrar la información relevante, que ademas son configurables. El Jefe de Proyecto puede bien importar las tareas desde un archivo de Microsoft Project o bien generar un proyecto desde cero, mediante la interfaz específica integrada en la Cinta superior, habitual en los programa de tipo Office..

 

Toda la potencia de los más caros Gestores de Proyecto a su alcance

Se generan las Tareas mediante un sencillo botón y se les asigna la información precisa. El sistema presenta un completo diálogo de información de la Tarea, digno de la más compleja (y cara) plataforma de gestión, pero en realidad solo necesita una fecha de inicio (o una tarea predecesora) y una duración. Como sus hermanos mayores, con NPS PROJECT PLAN podemos realizar una gestión del Esfuerzo, diferenciado del tiempo, y de los recursos asignados. En función de una combinación de los datos, el sistema calcula la fecha de finalización estimada. Las Tareas se agrupan en tareas superiores. Para evitar confusiones, una tarea con subtareas impide la asignación de recursos. Los hitos permiten establecer y marcar momentos relevantes o entregables.

Dentro de un workspace existen diversos Recursos (que se generan con él o a posteriori): calendarios, agendas, bibliotecas de imágenes… El más relevante lo constituye la Biblioteca, en la que se realiza la gestión documental asociada a todo el Proyecto o a alguna de sus tareas (NPS PROJECT PLAN es de los pocos gestores de proyectos que permiten esta granularidad). Esta Biblioteca dispone de potentes mecanismos de categorización y filtrado pre-establecidos, pero completamente configurables para ajustarse a sus necesidades.

 

NPS Project Plan permite vincular documentación a tareas concretas.

 

Los Programas

Como hemos comentado, los Proyectos se agrupan en Programas. NPS PROJECT PLAN necesita que al menos exista uno de estos Programas. Según las necesidades de su empresa, podrá generar tantos Programas como desee o quedarse con un Programa único. Cada Programa establece un espacio aislado de seguridad e incluye mecanismos para que cada usuario visualice sus propias tareas sin necesidad de acceder a los sitios de proyecto, si no se desea.

 

Mediante el KanBan es sencillo visualizar el estado de mis proyectos o mis tareas de un vistazo

Para ello, se incluye una licencia completa de NPS KanBan, el exitoso componente de NetPoint Solutions que permite “kanbanizar” listados y otros orígenes de datos. NPS KanBan permite a los usuarios con permisos en más de un proyecto el visualizar el estado de las tareas de todos ellos de forma integrada. Además, una serie de Indicadores gráficos muestran el avance porcentual del proyecto y alertan de posibles retrasos, convirtiendo la página principal del Programa en un auténtico “cuadro de mando” para nuestra empresa.

El Programa también incluye un Panel de Recursos, en el que es posible detectar sobreasginaciones o infraasignaciones de las personas que intervienen sobre las tareas en todos los niveles. Otros indicadores y gráficos más generales se componen mediante otro componente que se incluye, NPS Graph, que aporta toda su potencia gráfica a la Solución.

 

 

NPS Graph en acción para mostrarnos la información más crítica en el momento oportuno

Nótese que los Programas se han diseñado, en parte, para asegurar el rendimiento de NPS PROJECT PLAN. Un Programa permite gestionar un centenar de Proyectos de tamaño medio. Si se supera esta cifra, es recomendable usar varios Programas para nuestra Organización.

Licenciamiento y personalización

NPS PROJECT PLAN.  está disponible con dos formas básicas de licenciamiento:

Mediante licenciamiento en nube privada. Preparamos una ubicación reservada en la nube privada, que mantenemos y securizamos para su organización. Olvídese de problemas de conexión, actualizaciones de software o respaldo de datos. Contrate su nube privada y pague solo lo que necesite. Licenciamiento mensual sin límites de usuario. Planes anuales.
Mediante adquisición “on premises”. Instalamos la solución en sus máquinas. Es necesario disponer de licencias standard de SharePoint Server 2013  o disponer de un SharePoint Foundation 2013 (gratuito). IMPORTANTE: Si no dispone de ellos no se preocupe: con la adquisición del software se incluye la instalación de SharePoint Foundation (Consulte condiciones). Licencias por servidor y dominio.

Sea cual sea el modo de licenciamiento que escoja, se incluye el “branding” de la herramienta (personalización del aspecto visual),  así como la configuración del entorno para que empiece a trabajar de inmediato. Adquiera a un precio inigualable otras herramientas o jornadas adicionales de personalización / evolución de la herramienta.

 

 

No hay límites para la personalización gráfica y funcional de la herramienta